Приложение Путевые листы

Руководство пользователя

Содержание

1. О приложении
2. Руководство пользователя
2.1. Запуск приложения
2.2. Диалог с чат-ботом
2.2.1. Открытие путевого листа
2.2.2. Завершение путевого листа
2.2.3. Использование РН-карты
2.2.4. Использование бизнес-счета Яндекс Заправок
3. Руководство администратора
3.1. Установка приложения
3.1.1. Чат-бот
3.1.2. Смарт-процесс Путевые листы
3.1.3. Смарт-процесс Транспортные средства
3.2. Запуск и настройка приложения
3.3. Диалог с чат-ботом
3.4. Взаимодействие с Gelios
3.5. Взаимодействие с Яндекс Заправками
3.6. Взаимодействие с РН-Карт

1. О приложении

Приложение Путевые листы предназначено для ведения учета поездок сотрудников компании, контроля расхода топлива и пройденного расстояния за время поездок.
Приложение позволяет:

открывать и завершать путевые листы сотрудниками компании посредством диалога с чат-ботом;
предоставлять доступ сотрудникам компании к Яндекс Заправкам и заправкам Роснефти при открытии путевого листа и закрывать доступ к заправкам при завершении путевого листа;
формировать файл трека поездки и вычислять пройденное расстояние;
учитывать заправки транспортного средства топливом и выводить список заправок за время поездки, с указанием объема и стоимости заправленного топлива;
формировать файл путевого листа в формате Excel по окончании поездки;
вычислять перерасход/экономию топлива за время поездки.

2. Руководство пользователя

2.1. Запуск приложения

При запуске приложения Путевые листы пользователем, не обладающим правами администратора, откроется окно, содержащее ссылки на диалог с чат-ботом и на руководство пользователя:

Вся работа пользователя с путевыми листами осуществляется посредством чат-бота.
Перейти к диалогу с чат-ботом можно, нажав на соответствующую ссылку в окне приложения. Также открыть диалог с чат-ботом можно непосредственно в Мессенджере Битрикс24, введя в строке поиска имя чат-бота (Путевые листы):

2.2. Диалог с чат-ботом

Для начала работы с путевыми листами необходимо ввести команду «/пл» и далее следовать инструкциям, выводимым чат-ботом.
Если ввести неподдерживаемую команду, будет выведено следующее сообщение:

При первом взаимодействии с чат-ботом, после ввода команды «/пл» будет предложено ввести данные водительского удостоверения (ВУ):

Сначала нужно ввести серию и номер ВУ, а затем категорию ВУ:

При последующих взаимодействиях с чат-ботом, после ввода команды «/пл» будут выведены сохраненные данные ВУ:

Для редактирования данных ВУ следует нажать на ссылку «Изменить».
Данные водительского удостоверения используются при формировании файла путевого листа.

2.2.1. Открытие путевого листа

Процесс открытия нового путевого листа начинается с выбора транспортного средства (ТС).
Если в смарт-процессе «Транспортные средства» отсутствуют элементы в стадии «В работе», будет выведено следующее сообщение:

Если администратор установил опцию «Разрешить пользователям добавлять транспортные средства с помощью чат-бота», то сообщение будет иметь следующий вид:

Нажав на ссылку «Добавить новое ТС», можно создать новый элемент в смарт-процессе «Транспортные средства». Для этого в диалоге с чат-ботом нужно ввести название ТС и госномер ТС:

Если в смарт-процессе «Транспортные средства» имеются элементы в стадии «В работе», будет выведено следующее сообщение:

Нажав на соответствующую ссылку, можно выбрать ТС, на которое будет открыт путевой лист, либо можно добавить новое ТС. Добавление нового ТС будет возможно, только если администратор включил опцию «Разрешить пользователям добавлять транспортные средства с помощью чат-бота».
Если у выбранного ТС госномер имеет неверный формат, будет выведено следующее сообщение:

Необходимо ввести госномер ТС в одном из указанных форматов.
Затем будет предложено выбрать элемент, с которым будет связан путевой лист:

Путевой лист можно привязать к задаче в стадии «В работе», в которой пользователь является исполнителем или соисполнителем, либо к элементу одного из смарт-процессов, выбранных администратором. Элемент смарт-процесса должен быть в группе стадий, заданной администратором, а пользователь должен быть ответственным за данный элемент.
Если подходящие элементы отсутствуют, будет выведено следующее сообщение:

Затем необходимо ввести начальный пробег ТС (в км) и объем топлива при выезде (в л):

По окончании процесса будет выведено сообщение об успешном открытии путевого листа.
Если администратор настроил взаимодействие приложения Путевые листы с сервисом Gelios, то при открытии путевого листа будет выведено одно из следующих сообщений:

ТС с госномером ... не найдено в сервисе «Гелиос» — если в сервисе Gelios отсутствует ТС, госномер которого совпадает с госномером выбранного ТС;
Геолокатор включен — если в течение последних 10 минут от геодатчика, установленного на выбранное ТС, поступали сообщения;
Геолокатор не включен — если в течение последних 10 минут сообщения от геодатчика, установленного на выбранное ТС, не поступали.

2.2.2. Завершение путевого листа

Для завершения путевого листа необходимо ввести команду «/пл». Будет выведен перечень открытых путевых листов:

При нажатии на ссылку «Завершить путевой лист» запустится процесс завершения путевого листа.
Необходимо ввести конечный пробег ТС (в км) и объем топлива при возвращении (в л):

По окончании процесса будет выведено сообщение об успешном завершении путевого листа, а в чате ТС будет выведено сообщение с информацией о поездке, а также файл путевого листа в формате Excel:

В сообщении содержится, среди прочего, информация о расходе топлива за время поездки, норме расхода топлива для данного ТС, а также перерасходе/экономии топлива. Норма расхода топлива вычисляется автоматически при завершении путевого листа и равна отношению суммарного расхода топлива к суммарному пробегу, взятых из 10 последних путевых листов.
Путевой лист имеет следующий вид:

Если при открытии путевого листа в карточке ТС было заполнено поле «Тариф», то при завершении путевого листа будет выведена информация о сумме аренды:

Если администратор настроил взаимодействие приложения Путевые листы с сервисом Gelios, то при завершении путевого листа будет рассчитано расстояние, пройденное ТС, а также сформирован файл трека, содержащий маршрут передвижения ТС. Рассчитанное расстояние и файл трека будут выведены в сообщении в чате ТС:

Файл трека имеет формат KML, и его можно просмотреть, например, в сервисе Google Планета Земля:

Если в сервисе Gelios отсутствует ТС, у которого госномер совпадает с госномером ТС, на которое был открыт путевой лист, будет выведено сообщение ТС с госномером ... не найдено в сервисе «Гелиос».

2.2.3. Использование РН-карты

Если администратор настроил взаимодействие приложения Путевые листы с сервисом РН-Карт, то после выбора ТС пользователю будут предложено использовать РН-карту:

Нажав на ссылку «Использовать РН-карту», нужно будет ввести ее номер:

В случае ввода некорректного номера РН-карты необходимо повторить ввод.
Если номер РН-карты введен правильно, будет выведено сообщение об успешной привязке госномера ТС к РН-карте:

Если в следующий раз при открытии путевого листа выбрать то же самое ТС, повторно вводить номер РН-карты не потребуется. Будет предложено выбрать уже привязанную к ТС РН-карту, либо можно указать другую карту:

Если нажать на ссылку «Использовать другую РН-карту», будет предложено ввести ее номер:

После ввода номера РН-карты будет выдано предупреждение, что госномер выбранного ТС привязан к другой карте (картам). Необходимо нажать на ссылку «Подтвердить», чтобы привязать госномер ТС к новой карте. При этом привязка к другим РН-картам будет удалена.
Если в процессе открытия путевого листа пользователь выбрал использовать РН-карту, то по окончании процесса будет выведено сообщение о доступности заправок:

При завершении путевого листа будет выведено сообщение о закрытии доступа к заправкам:

Если во время поездки пользователь осуществлял заправку ТС топливом с использованием РН-карты, то при завершении путевого листа в чате путевого листа будет выведена информация о заправках:

2.2.4. Использование бизнес-счета Яндекс Заправок

Если администратор настроил взаимодействие приложения Путевые листы с сервисом Яндекс Заправок, то после выбора ТС пользователю будет предложено использовать бизнес-счет Яндекс Заправок:

Если пользователь выберет использовать бизнес-счет Яндекс Заправок и при этом пользователь еще не зарегистрирован в сервисе Яндекс Заправок, будет предложено ввести номер телефона для регистрации в сервисе Яндекс Заправок:

В последующем вводить номер телефона для доступа к Яндекс Заправкам не потребуется. При выборе использования бизнес-счета Яндекс Заправок будет выводиться следующее сообщение:

Нажав на ссылку «Изменить», можно привязать к бизнес-счету Яндекс Заправок другой номер телефона:

В случае если пользователь выбрал использовать бизнес-счет Яндекс Заправок, то при открытии путевого листа будет выведено сообщение о доступности заправок:

При завершении путевого листа будет выведено сообщение о закрытии доступа к заправкам:

Если во время поездки пользователь осуществлял заправку ТС топливом с использованием бизнес-счета Яндекс Заправок, то при завершении путевого листа в чате путевого листа будет выведена информация о заправках:

3. Руководство администратора

3.1. Установка приложения

В процессе установки приложение Путевые листы создает в сервисе Битрикс24 следующие объекты:

Чат-бот
Смарт-процесс Путевые листы
Смарт-процесс Транспортные средства

Если запустить процесс установки приложения повторно (нажать кнопку «Переустановить»), то новые объекты созданы не будут. Однако если какой-либо из указанных объектов был удален в сервисе Битрикс24, то при переустановке приложения будет создан новый объект взамен удаленного.

3.1.1. Чат-бот

Приложение создает чат-бота с именем «Путевые листы». С его помощью пользователи могут открывать и завершать путевые листы.
Перейти к диалогу с чат-ботом можно по ссылке, размещенной в окне приложения, либо выбрав чат-бота непосредственно в Мессенджере Битрикс24.

3.1.2. Смарт-процесс Путевые листы

Данный смарт-процесс содержит элементы — путевые листы (ПЛ). Смарт-процесс включает в себя поля, приведенные в следующей таблице.

Поле	Описание
Транспортное средство	Транспортное средство, на которое открыт ПЛ. Значением данного поля является ссылка на элемент смарт-процесса Транспортные средства.
Задача	Если ПЛ привязан к задаче, то данное поле содержит идентификатор этой задачи.
Элемент CRM	Если ПЛ привязан к элементу CRM, то данное поле содержит ссылку на этот элемент.
Дата и время начала пробега	Когда был открыт ПЛ.
Дата и время окончания пробега	Когда был завершен ПЛ.
Начальный пробег	Пробег ТС на момент открытия ПЛ, в км.
Конечный пробег	Пробег ТС на момент завершения ПЛ, в км.
Пробег	Разница между конечным пробегом и начальным пробегом.
Тариф, р./км	Значение данного поля берется из карточки ТС в момент открытия ПЛ.
Сумма аренды	Произведение пробега на тариф.
Остаток топлива при выезде	Остаток топлива в ТС на момент открытия ПЛ, в л.
Остаток топлива при возвращении	Остаток топлива в ТС на момент завершения ПЛ, в л.
Расстояние по данным геодатчика	Расстояние, пройденное ТС с момента открытия ПЛ до момента завершения ПЛ, по данным сервиса Gelios.
Расход топлива, л	Расход топлива с момента открытия ПЛ до момента завершения ПЛ, с учетом заправок на Яндекс Заправках и заправках Роснефти.
Путевой лист	Файл путевого листа в формате Excel.
Трек	Файл трека в формате KML, на основе данных сервиса Gelios.

При открытии (создании) путевого листа с помощью чат-бота путевой лист находится в стадии «Начало».
При завершении путевого листа с помощью чат-бота путевой лист переводится в стадию «Успех».
Набор стадий смарт-процесса «Путевые листы» можно изменять, однако стадии «Начало» и «Успех» являются обязательными, их нельзя удалять.

3.1.3. Смарт-процесс Транспортные средства

Данный смарт-процесс содержит элементы — транспортные средства (ТС). Смарт-процесс включает в себя поля, приведенные в следующей таблице.

Поле	Описание
Госномер	Государственный регистрационный номер ТС.
Тариф, р./км	Сколько р. будет начисляться за каждый пройденный км.
Норма расхода топлива, л/100км	Значение данного поля вычисляется автоматически и обновляется каждый раз при завершении ПЛ, открытого на данное ТС. Значение поля равно отношению суммарного расхода топлива к суммарному пробегу, взятых из 10 последних ПЛ.
Компания, к которой относится ТС	Ссылка на элемент сущности «Компания».

При открытии (создании) путевого листа с помощью чат-бота пользователю предлагаются на выбор транспортные средства, находящиеся в группе стадий «В работе».
Набор стадий смарт-процесса «Транспортные средства» можно изменять произвольным образом.

3.2. Запуск и настройка приложения

При запуске приложения Путевые листы администратором откроется следующее окно:

В процессе открытия путевого листа пользователю будет предложено выбрать элемент, с которым будет связан путевой лист. Таким элементом может быть задача в стадии выполнения, в которой пользователь является исполнителем или соисполнителем. Также путевые листы можно привязать к элементам сущностей, выбранных в окне приложения. Можно выбрать как стандартные сущности (Лид, Сделка, Контакт, Компания, Предложение, Счет), так и пользовательские смарт-процессы. Элементы сущностей должны находиться в выбранной группе стадий («В работе», «Успех», «Провал», «Завершено»), а пользователь должен быть ответственным в этих элементах.
Если администратор установит опцию «Разрешить пользователям добавлять транспортные средства с помощью чат-бота», то в процессе открытия путевого листа у пользователя будет возможность добавить новое ТС.
В приложении имеется возможность задать часовой пояс, который будет учитываться при формировании файла путевого листа.
После внесения изменений в настройки приложения необходимо нажать кнопку «Сохранить настройки», для того чтобы изменения вступили в силу.

3.3. Диалог с чат-ботом

Администратор взаимодействует с чат-ботом так же, как обычный пользователь (см. раздел 2.2. Диалог с чат-ботом).

3.4. Взаимодействие с Gelios

Приложение Путевые листы может взаимодействовать с сервисом онлайн-мониторинга транспорта Gelios. Для этого нужно ввести в приложении Путевые листы логин и пароль от учетной записи Gelios. Рекомендуется использовать учетную запись с правами администратора — в этом случае будут доступны все возможности приложения Путевые листы по взаимодействию с сервисом Gelios. Можно также использовать обычную учетную запись, без прав администратора, но в этом случае будут доступны не все функции, предоставляемые сервисом Gelios.
Использование сервиса Gelios позволяет включать в путевые листы следующую информацию:

пройденное расстояние, вычисленное на основе данных геодатчика, установленного в ТС;
файл с треком (в формате KML), который можно просмотреть с помощью сторонних сервисов.

Связь между транспортным средством (ТС) в Битрикс24 и объектом в Gelios осуществляется через государственный регистрационный номер (госномер) ТС.
В Битрикс24 госномер ТС можно установить в карточке ТС (смарт-процесс Транспортные средства):

В Gelios госномер ТС можно установить в окне редактирования свойств объекта:

Если между ТС в Битрикс24 и ТС в Gelios установлена связь, то изменение свойств ТС в Битрикс24 будет приводить к автоматическому изменению названия ТС в Gelios. Название ТС в Gelios формируется по следующему шаблону: «Название Госномер ФИО», где Название — это название ТС в Битрикс24, ФИО — фамилия и инициалы ответственного за ТС в Битрикс24.
Автоматическое изменение названия ТС в Gelios будет возможно, только если предоставленная учетная запись обладает правами администратора.

3.5. Взаимодействие с Яндекс Заправками

Приложение Путевые листы может взаимодействовать с сервисом Яндекс Заправки. Для этого нужно ввести в приложении Путевые листы токен доступа. Чтобы получить токен, нужно зайти в личный кабинет Яндекс Go для бизнеса, перейти в профиль компании и на открывшейся странице нажать кнопку Получить токен:

Использование сервиса Яндекс Заправки позволит сотрудникам компании автоматически получать доступ к бизнес-счету Яндекс Заправок при открытии путевого листа. При этом сотрудники смогут заправлять транспортные средства топливом на АЗС, подключенных к сервису Яндекс Заправки, используя бизнес-счет компании. При завершении путевого листа доступ к заправкам автоматически закрывается.
При использовании сервиса Яндекс Заправки в путевом листе будут учтены заправки транспортного средства топливом, совершенные на АЗС, подключенных к Яндекс Заправкам. При закрытии путевого листа будет выведен перечень всех заправок с указанием объема заправленного топлива, его марки, стоимости и координат места заправки.

3.6. Взаимодействие с РН-Карт

Приложение Путевые листы может взаимодействовать с сервисом Роснефть — Топливные карты (РН-Карт). Для этого нужно ввести в приложении Путевые листы логин и пароль для доступа к личному кабинету сервиса, а также код договора. Код договора можно узнать в личном кабинете РН-Карт (раздел Договор, пункт Дополнительная информация).
Использование сервиса РН-Карт позволит сотрудникам компании автоматически получать доступ к заправкам топливом на АЗС, входящих в сеть АЗС Роснефти, при открытии путевого листа. Доступ к заправкам осуществляется по РН-карте. При завершении путевого листа доступ к заправкам автоматически блокируется.
При использовании сервиса РН-Карт в путевом листе будут учтены заправки транспортного средства топливом, совершенные на АЗС, входящих в сеть собственных и партнерских АЗС Роснефти. При закрытии путевого листа будет выведен перечень всех заправок с указанием объема заправленного топлива, его марки, стоимости и координат места заправки.

Сервис РН-карт предоставляет информацию о заправках с задержкой до двух часов, в связи с чем в путевом листе могут быть не учтены заправки, если они были совершены позднее, чем за два часа до закрытия путевого листа.